Teoria jest ważna, ale najwięcej uczy praktyka. W czwartej części serii bierzemy typowe pismo urzędowe – wezwanie do uzupełnienia braków we wniosku – i przepisujemy je prostym językiem. Pokazujemy wersję przed i po oraz wyjaśniamy każdą zmianę. Obie wersje to przykład przygotowany przez redakcję, a nie prawdziwe pismo konkretnego urzędu.

Dlaczego akurat wezwanie

Wezwanie do uzupełnienia braków to jedno z najczęstszych pism w urzędach. Dla odbiorcy jest bardzo ważne. Jeśli go nie zrozumie i nie zareaguje na czas, urząd nie rozpatrzy jego sprawy.

Podstawą takiego wezwania jest art. 64 § 2 Kodeksu postępowania administracyjnego. Urząd wzywa w nim do usunięcia braków w wyznaczonym terminie, nie krótszym niż siedem dni. Musi też pouczyć, że jeśli braki nie zostaną usunięte, podanie zostanie pozostawione bez rozpoznania.

Wersja przed (przykład przygotowany przez redakcję)

WEZWANIE

Działając na podstawie art. 64 § 2 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego, w związku z wpływem do tut. Urzędu w dniu 2 października 2026 r. wniosku Pani/Pana w przedmiocie przyznania dodatku, wzywa się do usunięcia braków formalnych przedmiotowego wniosku poprzez dostarczenie zaświadczenia o wysokości dochodu za rok poprzedzający rok złożenia wniosku oraz złożenie podpisu na stronie 3 wniosku, w terminie 7 dni od dnia doręczenia niniejszego wezwania, pod rygorem pozostawienia wniosku bez rozpoznania.

Ten tekst to jedno zdanie, które ma ponad 60 wyrazów.

Co tu utrudnia zrozumienie

  • Najważniejsze jest na końcu. Czytelnik dopiero w ostatnich słowach dowiaduje się, co mu grozi.
  • Podstawa prawna jest na początku. Gov.pl radzi podawać ją niżej, najlepiej na końcu tekstu.
  • Forma bezosobowa. „Wzywa się” – nie wiadomo, kto wzywa.
  • Rzeczowniki zamiast czasowników. „Usunięcie braków”, „dostarczenie zaświadczenia”, „złożenie podpisu”.
  • Słowa urzędowe. „Tut. Urząd”, „w przedmiocie”, „przedmiotowy”, „niniejszy”, „pod rygorem”.
  • Wszystko w jednym ciągu. Dwa różne zadania (zaświadczenie i podpis) są ukryte w środku zdania.

Wersja po (przykład przygotowany przez redakcję)

Uzupełnij wniosek o dodatek do 7 dni

Dzień dobry,

2 października 2026 r. otrzymaliśmy Pani/Pana wniosek o dodatek. Żeby go rozpatrzyć, potrzebujemy jeszcze dwóch rzeczy.

Co trzeba zrobić

  1. Dostarczyć zaświadczenie o dochodzie za 2025 rok.
  2. Podpisać wniosek na stronie 3.

Do kiedy

Ma Pani/Pan na to 7 dni od dnia, w którym otrzyma Pani/Pan to pismo.

Co się stanie, jeśli nie uzupełni Pani/Pan wniosku

Nie rozpatrzymy wniosku. Sprawa zostanie zamknięta bez decyzji.

Jak to zrobić

Dokumenty może Pani/Pan przynieść do urzędu, wysłać pocztą albo przez ePUAP. Jeśli ma Pani/Pan pytania, prosimy o kontakt: [telefon, e-mail].

Podstawa prawna: art. 64 § 2 Kodeksu postępowania administracyjnego.

Co zmieniliśmy i dlaczego

1. Tytuł mówi, co zrobić. Zamiast „WEZWANIE” piszemy „Uzupełnij wniosek o dodatek do 7 dni”. Czytelnik od razu wie, o co chodzi. To zasada z gov.pl: na początku napisz o tym, co najważniejsze.

2. Urząd mówi „my”. „Otrzymaliśmy”, „potrzebujemy”, „nie rozpatrzymy”. Gov.pl radzi pisać o swojej instytucji „my”, a do odbiorcy zwracać się bezpośrednio.

3. Zadania są w liście. Dwie rzeczy do zrobienia to dwa punkty. Lista i nagłówki porządkują tekst.

4. Konkret zamiast opisu. „Za rok poprzedzający rok złożenia wniosku” zamieniliśmy na „za 2025 rok”. Standard prostego języka radzi podawać konkrety.

5. Skutek jest jasno opisany. „Pod rygorem pozostawienia bez rozpoznania” zamieniliśmy na „Nie rozpatrzymy wniosku. Sprawa zostanie zamknięta bez decyzji”. Sens się nie zmienił, ale jest zrozumiały.

6. Dodaliśmy „jak to zrobić”. Pierwotne pismo mówiło tylko, co trzeba dostarczyć. Nowe mówi też, jak i gdzie. To zasada użyteczności z normy ISO 24495-1: czytelnik ma móc skorzystać z informacji.

7. Podstawa prawna jest na końcu. Nie zniknęła. Jest tam, gdzie nie przeszkadza w czytaniu.

Ważne: czego nie wolno zmienić

Upraszczając pismo, nie możesz zmienić jego skutków prawnych. W naszym przykładzie zostały wszystkie ważne elementy z art. 64 § 2 kpa:

  • co trzeba uzupełnić,
  • termin (co najmniej 7 dni),
  • pouczenie o skutku, czyli o pozostawieniu wniosku bez rozpoznania.

Przed wysłaniem nowego wzoru pisma pokaż go prawnikowi. Jak pisaliśmy w części 1, w prostym języku nie wolno usuwać ważnych treści.

Lista kontrolna: przepisywanie pisma

  • [ ] Tytuł lub pierwsze zdanie mówi, czego chcesz od odbiorcy.
  • [ ] Urząd mówi „my”, odbiorca jest „Panią/Panem” lub „Tobą”.
  • [ ] Każde zadanie to osobny punkt listy.
  • [ ] Termin i skutek jego niedotrzymania są wyraźnie widoczne.
  • [ ] Ogólne opisy zamieniłeś na konkrety (daty, nazwy, kwoty).
  • [ ] Pismo mówi, jak i gdzie załatwić sprawę.
  • [ ] Podstawa prawna jest na końcu.
  • [ ] Prawnik potwierdził, że sens prawny się nie zmienił.

W następnej części

W ostatniej, piątej części opiszemy, jak wprowadzić prosty język w całej instytucji. Pokażemy, jak zacząć, kogo szkolić, jak testować teksty z odbiorcami i jak korzystać z normy ISO 24495-1. Na koniec dostaniesz pełną listę kontrolną wdrożenia.

Źródła