Jedno uproszczone pismo to dobry początek, ale nie zmieni komunikacji całej instytucji. Do tego potrzebny jest plan: decyzja kierownictwa, zasady, ludzie, szkolenia i testy z odbiorcami. W ostatniej części serii pokazujemy, jak polskie instytucje wprowadzają prosty język i co mówi norma ISO 24495-1. Na koniec dostajesz listę kontrolną wdrożenia.

Krok 1. Formalna decyzja

Prosty język działa najlepiej, gdy stoi za nim decyzja kierownictwa. Przykłady:

  • Administracja rządowa. W grudniu 2020 r. Szef Służby Cywilnej skierował do urzędów zalecenie „Upowszechnianie prostego języka”. Podkreślił w nim rolę dyrektorów generalnych i kierowników urzędów. To oni decydują, co zrobią w swoich urzędach.
  • Samorząd. 15 kwietnia 2026 r. prezydent Opola wydał zarządzenie w sprawie prostego języka jako standardu komunikacji. Obejmuje ono urząd miasta i miejskie jednostki organizacyjne.

Zarządzenie z Opola dobrze pokazuje, co warto w takim dokumencie zapisać:

  • Jakie teksty obejmuje: pisma do klientów, projekty uchwał, zarządzenia, decyzje, postanowienia, zaświadczenia, ogłoszenia i teksty na strony internetowe.
  • Jakich tekstów nie obejmuje: teksty, których treść i formę ustala ktoś z zewnątrz, oraz teksty, w których uproszczenie byłoby sprzeczne z prawem, np. z definicjami w ustawach.
  • Z czego korzystać: z poradnika dołączonego do zarządzenia.

Krok 2. Liderzy prostego języka

Jedna osoba nie zmieni stylu pisania w całej instytucji. Dlatego polskie urzędy tworzą sieć liderów.

W Opolu każda komórka i każda jednostka miejska ma wyznaczyć co najmniej jednego lidera. Liderzy biorą udział w szkoleniach i pomagają współpracownikom pisać teksty.

W służbie cywilnej liderzy prostego języka według gov.pl:

  • dopasowują zasady do zadań swojego urzędu,
  • upowszechniają materiały,
  • konsultują upraszczane dokumenty,
  • prowadzą szkolenia i warsztaty.

Krok 3. Wspólne zasady

Nie musisz pisać zasad od zera. Możesz skorzystać z gotowych:

  • 21 zasad prostego języka z Serwisu Służby Cywilnej na gov.pl,
  • „Prosty język – ustandaryzowane zasady”, które przygotowali eksperci z kilku polskich ośrodków naukowych (załącznik do porozumienia banków),
  • normy ISO 24495-1:2023.

Norma jest płatna i dostępna w sklepie ISO po angielsku i po francusku. Na liście krajów, które przyjęły ją jako normę krajową, prowadzonej przez International Plain Language Federation, nie ma Polski. Federacja zaznacza jednak, że lista może nie być aktualna.

Krok 4. Szkolenia

ZUS to dobry przykład dużej instytucji. W 2017 r., w ramach akcji „Prosto z ZUS”, ZUS zapowiedział, że eksperci zewnętrzni wyszkolą ponad stu konsultantów językowych. Konsultanci mieli potem szkolić innych pracowników i pilnować standardów prostego języka.

To model „szkolimy trenerów, a oni szkolą resztę”. Sprawdza się w dużych instytucjach, bo wiedza zostaje w środku.

Krok 5. Testy z odbiorcami

To krok, o którym instytucje najczęściej zapominają. Norma ISO 24495-1 mówi wprost: jedynym sposobem, żeby upewnić się, że czytelnicy mogą skorzystać z dokumentu, jest ciągłe sprawdzanie go. To czwarta zasada normy – użyteczność.

Standard prostego języka dla banków proponuje kilka sposobów sprawdzania:

  • elektroniczne narzędzia do oceny zrozumiałości tekstu (np. Jasnopis, o którym pisaliśmy w części 3),
  • konsultacje ze specjalistami i z osobami spoza branży,
  • konsultacje z osobami ze szczególnymi potrzebami komunikacyjnymi,
  • badania fokusowe.

ZUS testował nowe formularze w trzech oddziałach: w Jaśle, Toruniu i II Oddziale w Warszawie. Według ZUS badania opinii, które przeprowadziła firma Millward Brown, pokazały, że klienci doceniają zmiany, m.in. prostsze komunikaty i mniej danych do wpisania.

Prosty test, który możesz zrobić sam: daj pismo komuś spoza urzędu. Poproś, żeby powiedział własnymi słowami, co ma zrobić i do kiedy. Jeśli nie umie – tekst trzeba poprawić.

Krok 6. Zacznij od tekstów najważniejszych dla ludzi

Nie upraszczaj wszystkiego naraz. Zacznij od tekstów, które:

  • dostaje najwięcej osób (wzory pism, formularze, strona główna),
  • wywołują najwięcej telefonów i pytań,
  • mają poważne skutki dla odbiorcy (wezwania, decyzje, terminy).

W części 4 pokazaliśmy, jak przepisać jedno takie pismo krok po kroku.

Krok 7. Potwierdzenie z zewnątrz (opcjonalnie)

Jeśli chcesz, możesz poprosić ekspertów o ocenę. Pracownia Prostej Polszczyzny Uniwersytetu Wrocławskiego prowadzi audyty językowe i przyznaje certyfikaty prostego języka: tekstom, instytucjom oraz ekspertom i trenerom. Certyfikat nie jest obowiązkowy, ale pomaga sprawdzić, czy wdrożenie działa.

Lista kontrolna wdrożenia prostego języka

  • [ ] Kierownictwo podjęło formalną decyzję (zarządzenie, polityka, zalecenie).
  • [ ] Dokument określa, jakie teksty obejmuje prosty język, a jakie nie.
  • [ ] W każdym wydziale jest lider prostego języka.
  • [ ] Instytucja ma wspólne zasady (gov.pl, standard ekspertów lub ISO 24495-1).
  • [ ] Pracownicy przeszli szkolenia, a liderzy mogą szkolić innych.
  • [ ] Wybrałeś pierwsze teksty do uproszczenia: najczęstsze i najważniejsze dla ludzi.
  • [ ] Nowe wzory pism sprawdził prawnik.
  • [ ] Testujesz teksty z odbiorcami, nie tylko narzędziami.
  • [ ] Na stronie jest informacja o działalności w ETR (obowiązek z ustawy o dostępności).
  • [ ] Co pewien czas sprawdzasz efekty, np. liczbę pytań i telefonów w sprawie pism.

Podsumowanie serii

W pięciu częściach opisaliśmy:

  1. czym jest prosty język i czym różni się od ETR,
  2. jakie przepisy i inicjatywy istnieją w Polsce,
  3. jakie pułapki ma polszczyzna i jak mierzyć trudność tekstu,
  4. jak przepisać pismo urzędowe krok po kroku,
  5. jak wprowadzić prosty język w całej instytucji.

Prosty język nie jest jednorazowym projektem. To zmiana nawyków, która wymaga czasu. Ale każde jasne pismo to mniej pytań, mniej błędów i więcej zaufania do instytucji.

Źródła